Planując wizytę u notariusza, wiele osób zastanawia się, czy mogą przedstawić dokumenty w formie elektronicznej. W dobie cyfryzacji to naturalne pytanie, ale odpowiedź nie jest taka prosta. W tym artykule rozwiejemy wszelkie wątpliwości dotyczące akceptowania dokumentów elektronicznych przez notariuszy oraz podpowiemy, jak najlepiej przygotować się do wizyty w kancelarii notarialnej.
Dokumenty elektroniczne w kancelarii notarialnej – co musisz wiedzieć
Coraz więcej instytucji akceptuje dokumenty w formie elektronicznej, ale czy notariusze podążają za tym trendem? Otóż tak i nie. Notariusze co do zasady mogą przyjmować i przechowywać dokumenty elektroniczne, ale tylko w określonych przypadkach i pod pewnymi warunkami.
Przede wszystkim muszą to być dokumenty, które można opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Mogą to być na przykład oświadczenia woli, umowy najmu, sprzedaży czy zlecenia, a nawet elektroniczne deklaracje podatkowe. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty mogą być przedstawione w formie elektronicznej. Przykładowo testament musi być podpisany własnoręcznie, więc jego elektroniczna wersja nie będzie uznana przez notariusza.
Jeśli planujesz przedstawić notariuszowi dokument elektroniczny, upewnij się, że jest on opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. To kluczowe, aby notariusz mógł uznać taki dokument za wiarygodny. Pamiętaj jednak, że nawet jeśli masz dokument w formie elektronicznej, notariusz może poprosić o dostarczenie jego papierowej wersji, szczególnie w przypadku ważnych dokumentów, takich jak akty własności czy wypisy z ksiąg wieczystych.
Aby nigdy nie znaleźć się w sytuacji, w której potrzebujesz oryginału dokumentu i nie masz go pod ręką, warto wiedzieć, ile czasu trzeba przechowywać określone typy dokumentów. Odpowiedź na to pytanie znajdziesz tutaj: https://www.epuap.pl/jak-dlugo-przechowywac-dokumenty-z-dzialalnosci-gospodarczej-przepisy-i-porady/.
Przygotowanie do wizyty – jakie dokumenty zabrać ze sobą?
Niezależnie od tego, czy planujesz przedstawić dokumenty w formie elektronicznej czy papierowej, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie się do wizyty u notariusza. Przede wszystkim zawsze zabierz ze sobą dowód osobisty lub paszport – to podstawowy dokument, którego notariusz będzie wymagał do potwierdzenia Twojej tożsamości.
Jeśli planujesz transakcję związaną z nieruchomością, przygotuj:
- aktualny odpis z księgi wieczystej (choć często notariusz sam może go wygenerować elektronicznie);
- umowę przedwstępną (jeśli została zawarta);
- inne dokumenty specyficzne dla danej transakcji.
W przypadku sprzedaży nieruchomości warto zabrać ze sobą zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu. Choć nie jest to bezwzględnie wymagane, może uchronić kupującego przed potencjalnymi problemami w przyszłości. Podobnie zaświadczenie ze wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych może być bardzo przydatne.
Jeśli nabyłeś wcześniej nieruchomość w drodze darowizny lub w wyniku zniesienia współwłasności po 31 grudnia 2006 roku, notariusz może poprosić o zaświadczenie z urzędu skarbowego dotyczące podatku od spadków i darowizn. To samo dotyczy nabycia nieruchomości w drodze spadku – zawsze warto mieć przy sobie dokumenty potwierdzające uregulowanie kwestii podatkowych.
Elektroniczne poświadczenia notarialne – nowa era w notariacie
Warto wiedzieć, że notariusze mogą obecnie dokonywać elektronicznych poświadczeń zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. To duże ułatwienie, szczególnie w przypadku dokumentów, które muszą być szybko przesłane do różnych instytucji. Elektroniczne poświadczenie notarialne wygląda nieco inaczej niż tradycyjne – notariusz tworzy plik PDF dokumentu, dodaje klauzulę poświadczeniową i potwierdza zgodność swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Taki elektronicznie poświadczony dokument może być wielokrotnie wykorzystywany, co jest dużą zaletą w porównaniu z tradycyjnym, papierowym odpisem. Każda kopia elektronicznego poświadczenia jest traktowana jak oryginał, co znacznie ułatwia załatwianie spraw urzędowych czy biznesowych. To rozwiązanie jest szczególnie popularne wśród banków i deweloperów, ale coraz częściej korzystają z niego również osoby prywatne.
Jak przebiega wizyta u notariusza? Krok po kroku
Wizyta u notariusza może wydawać się stresująca, szczególnie jeśli jest to Twoje pierwsze doświadczenie tego typu. Warto jednak wiedzieć, że cały proces jest zazwyczaj bardzo uporządkowany i przebiega według określonego schematu. Po przybyciu do kancelarii notarialnej zostaniesz poproszony o okazanie dowodu tożsamości. Następnie notariusz lub jego pracownik zaprosi Cię do gabinetu, gdzie odbędzie się właściwa część wizyty.
Kluczowym momentem jest odczytywanie aktu notarialnego. Notariusz czyta na głos cały dokument, wyjaśniając znaczenie poszczególnych zapisów i odpowiadając na ewentualne pytania. To dobry moment, aby zwrócić uwagę na wszelkie nieścisłości czy błędy – lepiej wychwycić je teraz niż po podpisaniu dokumentu. Po odczytaniu aktu wszyscy uczestnicy oraz notariusz podpisują dokument. Zwykle parafuje się również każdą stronę aktu.
Po podpisaniu aktu notarialnego udasz się do sekretariatu, gdzie otrzymasz umówioną liczbę odpisów aktu i uiścisz opłatę za dokonanie czynności. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz poprosić notariusza o dodatkowe odpisy aktu, choć wiąże się to z dodatkową opłatą.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Podczas wizyty u notariusza łatwo o pomyłki, szczególnie jeśli jesteśmy zestresowani lub nieprzygotowani. Jednym z najczęstszych błędów jest niedokładne sprawdzenie danych w akcie notarialnym. Zawsze dokładnie weryfikuj imiona, nazwiska, numery dokumentów i kwoty wymienione w akcie. Nawet drobna literówka może w przyszłości przysporzyć wielu problemów.
Innym częstym błędem jest nieprzygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów. Aby tego uniknąć, zawsze wcześniej skonsultuj z notariuszem lub jego pracownikiem, jakie dokumenty będą potrzebne. Lepiej mieć ze sobą więcej dokumentów niż za mało – brak kluczowego dokumentu może spowodować konieczność przełożenia spotkania.
Warto również pamiętać o odpowiednim przygotowaniu dokumentów elektronicznych, jeśli planujemy je przedstawić. Upewnij się, że są one opatrzone właściwym podpisem elektronicznym i że masz możliwość ich odczytania w kancelarii notarialnej, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Podsumowując, wizyta u notariusza nie musi być stresującym doświadczeniem. Odpowiednie przygotowanie, znajomość procedur i świadomość możliwości wykorzystania dokumentów elektronicznych mogą sprawić, że cały proces przebiegnie sprawnie i bez komplikacji. Pamiętaj, że notariusz jest tam, aby Ci pomóc i zapewnić bezpieczeństwo prawne Twoich działań. Nie bój się zadawać pytań i prosić o wyjaśnienia – to Twoje prawo i obowiązek jako strony aktu notarialnego.
Materiał promocyjny
Podobne tematy